"סיפור לקוח" מארה"ב על הצבעה אלקטרונית...
יום ראשון, 15 בפברואר 2009
יום שבת, 14 בפברואר 2009
אל"ף, בי"ת בחיסכון בהדפסה ארגונית
הקדמה
בעולם של היום הוצאות על נייר והדפסה תופסות חלק גבוה (גבוה מדי) מכלל תקציבי הארגונים הגדולים במשק.
ארגונים עתירי הדפסה, כמו למשל ארגונים פיננסיים מוציאים עשרות מיליוני שקלים בשנה על הדפסה ועל ציוד מתכלה התומך במערך זה.
חלק גדול מההוצאות יכול להיחסך במידה ומבוצעים מספר צעדים לא מסובכים שיפורטו בהמשך. טיפול בנושא ההדפסה הפך במהלך השנתיים האחרונות בישראל לנושא מאוד נפוץ בגלל היכולת הקלה יחסית להראות למנהלים ולארגון חיסכון אמיתי בנקודה כאובה ובגלל הזיקה החזקה לצו השעה לשמור על הסביבה.
יחס מדפסות-עובדים
אחד מכללי האצבע שהגענו אליהם כדי לבדוק מה מצבו האבולוציוני של מערך ההדפה בכל ארגון הוא בחינת יחס המדפסות מול מספר העובדים. אומנם, אין מדובר במדע מדויק, אבל בחינת יחס זה נותנת מושג מסויים על מצב הארגון שלי ביחס למקובל בשוק. אז מהו "יחס המדפסות"? ארגון בתחילת דרכו האבולוציונית יכול לעמוד במקרים קיצוניים על יחס של 1-1, כלומר מדפסת לכל עובד[1]. בארגונים טכנולוגיים שאין בהם רגולציה המחייבת הדפסה של נייר כחלק מהאינטראקציה עם הלקוחות ורוב הפעולות מתרחשות ברשת, ניתן להגיע ליחסים של מדפסת אחת עבור 20, 50 ואפילו 80 עובדים. באופן כללי ניתן לחלק את כלל הארגונים הגדולים בישראל באופן הבא: ארגון עתיר הדפסה –היחס עומד על 1-1 עד 1-5 (בדר"כ משרדים ממשלתיים, פיננסיים, משרדי עריכת דין וכדומה), ארגון שהחל תהליך של קונסולידציה או שאין בו תרבות של הדפסה –היחס יעמוד בו על הטווח של 1-5 עד 1-15. ארגונים מתקדמים בתהליך הקונסולידציה שלהם מגיעים ליחסים של 1-15 עד 1-30 ואילו ארגונים מובילים בתחום (בחלק גדול מהמקרים מדובר בחברות עתירות טכנולוגיה) –היחס יעמוד על 1-30 וצפונה.
אז מה עושים?
איסוף נתונים ומיפוי
הצעד הראשון שכל ארגון חייב לעשות כדי לטפל בנושא ההדפסה הארגונית הוא איסוף נתונים: כמה מדפסות/ פקסים/מכונות צילום יש לי בארגון? כמה אני מוציא בשנה על הדפסה? מה אני מדפיס? איך נעשה רכש המתכלים[2]? מי רוכש ומנהל את המכשירים[3]?. האם מדובר ברכש עצמאי של כל סניף וסניף בארגון? האם הרכש הוא מרכזי (צעד שכשלעצמו יכול להביא לירידה משמעותית בהוצאות על הדפסה ארגונית)?.
שאלות אלו ואחרות חייבות להישאל על ידי מובילי הפרוייקט כצעד מקדים לפני כניסה לפרוייקט כדי להגיע למצב של תיאום ציפיות.
לאחר סיום איסוף הנתונים רצוי לבצע מיפוי כשלים: איפה נמצאות המדפסות שעובדות קשה? איפה נמצאים מכשירים שלא משתמשים בהם כמעט? האם המכשירים שעובדים קשה מתאימים מבחינת היכולות שלהם לנפח הפעילות[4]?.מה מדפיסים[5]? איפה כדאי למקם מרכזי תמך להדפסה? איפה כן כדאי להשאיר מכשירים אישיים או לרכז מאמץ? (בד"כ באגפים מסויימים כמו אגף כספים ומשאבי אנוש נוטים להדפיס יותר –יש להתייחס לכך במיפוי).
נושא הובלת הפרוייקט חשוב לא פחות. פרוייקט כזה צריך לערב גורמים מתוך כלל הגופים הרלוונטים בארגון (IT, לוגיסטיקה, רכש, או"ש וועד העובדים) וקבלת החלטות מהותיות עדיף שתעשה תוך עדכון העובדים כדי לצמצם התנגדות ארגונית. אחד הלקחים החשובים של ארגונים שביצעו כבר פרויקטים דומים בישראל הוא שעובדים מעורבים הם עובדים מרוצים יותר ויתרמו לפרוייקט במקום לנסות להכשילו.
דרכי פעולה אפשריות
כדי לטפל בצורה אפקטיבית בנושא ההדפסה הארגונית מקובל לבצע מספר מהלכים משמעותיים שנגזרים בצורה ישירה מתהליך המיפוי. חלקם מפורטים להלן:
הצרכת מכשירים
בארגונים רבים קיים חוסר הלימה בין צרכי המשתמשים ונפחי ההדפסה המקומיים לבין הספקי המדפסת המקומית באותה סביבת עבודה. משמעות הדבר בטווח הארוך היא בלאי מהיר של המדפסת ועליה בעלויות התחזוקה בשל כך. באחד הארגונים במשק, לדוגמא, התגלה לאחר ניתוח משק ההדפסה הארגוני כי 4 מדפסות אחראיות ל 80% מנפח ההדפסה הארגונית. עוד עלה כי מדובר במכשירים שאינם מתאימים לנפח גדול במיוחד של עבודה והחלפתם במכשירים אחרים בארגון הביאה לחיסכון בעלויות התחזוקה השנתיות. לעתים מהלך פשוט יחסית יכול לעשות את ההבדל בין מערך הדפסה יעיל למערך הדפסה בזבזני.
הוצאת מכשירים אישיים
ללא ספק, אחד החלקים החשובים בכל פרויקט קונסולידציה במערך ההדפסה הוא צמצום מספר המכשירים האישיים בארגון. מדפסות אישיות מביאות להדפסה מיותרת של ניירת והן מייקרות מאוד את התחזוקה. על פי רוב מדובר במכשירים שמנותקים מהרשת הארגונית ואין אפשרות לנטר במדויק את נפח ההדפסה בהן ללא תוכנות מיוחדות. הוצאת מדפסות אישיות, מצד שני, היא תהליך קשה מאוד מבחינה פוליטית ובדר"כ מלווה בהתנגדויות מצד העובדים. אחת השיטות להקל את הוצאת המכשירים האישיים היא לאפשר לעובדים לקחת את המדפסות אליהם הביתה. מוזר ככל שזה נשמע, החיסכון כתוצאה מירידה בתחזוקה ורכישת מתכלים עבור המדפסות האישיות "שווה" לארגון על פני זמן יותר מעלות המכשירים.
המשך תהליך הקונסולידציה מלווה בד"כ באחד או בשני השלבים הבאים:
מעבר למרכזי הדפסה (מרכזי תמך)
מעבר למכשירים משולבים (MFP)
מבין שני אלה מעבר למרכזי הדפסה הוא הצעד המשמעותי יותר. עיקר החיסכון בעת הדפסה מושג בדר"כ במעבר למרכזי הדפסה בארגון שמטרתם עמידה בצרכים השוטפים והמיוחדים של כלל ציבור המשתמשים. במרכזים אלה מוצבים מכשירים גדולים מספיק שיוכלו לשרת מספר משתמים במקביל ולאפשר שירותים נוספים של סריקה, צילום ושליחת פקסים ע"פ הצורך. ניהול ותחזוקת מרכזי ההדפסה זול יחסית לניהול צי מדפסות מבוזרות.
באשר לבחירה במכשירים משולבים או נפרדים: עיקר השוני בין שתי האופציות הוא תחזוקה זולה יותר של מכשירים משולבים ומניעת כפילות של אמצעי הדפסה במרכזי ההדפסה. בחלק מהארגונים מעדיפים להשאיר את ההפרדה בין מכונות צילום לבין מדפסות משיקולי רכש או חלוקת האחריות על כל פריט. מגמה זו הולכת ונעלמת וניתן לראות כי במצב בריא הטיפול בשני העולמות נעשה במרוכז ונחסך הצורך ברכישת מכשירים נפרדים עבור צילום, פקסים והדפסה.
שליטה ובקרה
צעד משלים לקונסולידציה של מכשירי ההדפסה וריכוזם במרכזי תמך הוא חיבור כלל המדפסות לרשת ושימוש בכלי ניהול מרכזי להפעלת מערך ההדפסה. כלים מעין כאלה מאפשרים קבלת דוחות בזמן אמת על תקלות במדפסות, מחסור בטונר, התראה על מועדי תחזוקה במדפסת זו או אחרת, קבלת דיווחים על הרגלי ההדפסה בכל מדפסת וכן הלאה. הגדלת מוטת השליטה באופי ההדפסה הארגוני ביחד עם צמצום זמן התגובה בטרם תחזוקה משפרים מאוד את יעילות התפעול של מערך ההדפסה ומשפרים מאוד את רמת השירות למשתמשים. ארגונים שעושים שימוש בכלי ניהול מרכזיים למערך ההדפסה מדווחים על עליה ביעילות ניהול ההדפסה הארגונית ועל חיסכון רב של כסף בשל כך.
כלים משלימים להורדת עלויות ההדפסה
פתרונות משלימים להורדת עלויות ההדפסה בארגון יכולים להיות מיושמים בצורה עצמאית ע"י הארגון ע"י הגדרת ברירות המחדל במדפסות להדפיס באיכות נמוכה, הגדרת הדפסה דו-צדדית, במידה ויש מדפסת צבעונית –הגדרת הדפסה בשחור-לבן כברירת מחדל ארגונית וכן הלאה. בשוק קיימים מספר כלי תוכנה וחומרה שנועדו לסייע בהורדת עלויות ההדפסה בצורה מרוכזת. חלק מהכלים מציעים אלגוריתם חכם, אשר מזהה את אופי ההדפסה הארגוני ומשנה את איכות ההדפסה על פי אופי התוכן המודפס. כך, לדוגמא, הדפסת אי-מייל תהיה באיכות הנמוכה ביותר ולעומתה, הדפסת נייר רשמי עם לוגו הארגון תהיה באיכות גבוהה. העין האנושית בדרך כלל לא תשים לב להבדל באיכות, אך החיסכון המצטבר יכול להגיע במקרים מסויימים ל 50% בהוצאה על טונרים ודיו.
פתרונות אחרים מציעים הדפסה ע"י העברת כרטיס עובד או הקשת קוד אישי בעת שהמשתמש נמצא פיזית ליד מכשיר ההדפסה. היתרון בגישה זו הוא שהיא נותנת מענה מצויין לשתי בעיות במקביל: חיסכון בנייר – גם אם המשתמש שלח פעמיים בטעות מצגת של 40 עמודים להדפסה, בבואו למדפסת יוכל לבחור רק את הגרסה המתאימה וכך לחסוך הדפסה מיותרת. אבטחת מידע –אם נזדמן למדפסת הקומתית שלנו בארגון נראה לא פעם ערימה גדולה של דפים מיותמים שמחכים למי שהדפיס אותם. העברת כרטיס עובד לפני ההדפסה מביאה לכך שכל מסמך מודפס מגיע ישירות למי שהדפיס אותו ללא חשש לאובדן מסמכים רגישים או הדפסות של גרסאות מיותרות. כמה חוסכים? אחד הגורמים בשוק מספר שלפני הטמעת הפיתרון רכב של "אמניר" היה מגיע פעמיים בשבוע לגרוס נייר ולאחר ההטמעה הם מגיעים אחת לשבועיים...
ניהול פלטים
בכל ארגון קיים צורך עסקי כזה או אחר בהפקת חשבוניות לספקים, הוצאת טפסים ללקוחות, שליחת דוחות לעובדים וכן הלאה. עד לפני מספר שנים היה מקובל לשלוח בקשה לבית דפוס חיצוני עם כל הטפסים המבוקשים ולקבלם בערימות אינסופיות למשמרת במחסני החברה. מה קורה אם לוגו הארגון משתנה? מה קורה במצב בו הארגון מעוניין להוסיף בתחתית כל טופס רשמי הודעה קצרה ללקוח כמו "שנה טובה" או כל הודעה זמנית אחרת? שימוש בפתרונות ליצירת טפסים אלקטרוניים מעלה את גמישות ניהול מערך הפלטים בארגון ומעביר את השליטה למשתמשים. מעבר זה חוסך הוצאות עצומות על מלאים מיותרים של טפסים מוכנים לשימוש ועל תשלומים מיותרים לבית הדפוס. כיום קיימות שיטות נוספות שמאפשרות שילוב של תכנים שיווקיים או פרסונאליים בתוך כל מסמך שמועבר מחוץ לארגון וכן הפצתם בצורות שאינן צורכות נייר, כמו למשל הפצת חשבוניות לדוא"ל במקום לתא הדואר המסורתי.
שרתי פקסים
שימוש בשרת פקסים מקטין גם הוא את ההוצאות המיותרות על הדפסה. כשאני מקבל פקס, הוא מגיע ישירות לשרת. אני יכול לקרוא אותו, לשלוח אותו הלאה במייל, לאחסן אותו בארכיב האלקטרוני ללא צורך להדפיסו. בישראל הולכים ומתרבים הארגונים שויתרו על מכונות הפקס המסורתיות ועובדים אך ורק עם שרתי פקסים ממוחשבים. בארגונים אלה ירד, למעשה, מספר הדפסות הפקסים לכמעט אפס מכיוון שמגוון אפשרויות הטיפול בפקסים ללא צורך להדפיסם נותן מענה מלא לכלל הצרכים הארגוניים.
סיכום
הפיתרון או הפתרונות הנבחרים צריכים לתת מענה מספק לבעיות ההדפסה הארגוניות לצד תו מחיר מתקבל על הדעת ויכולת מוחשית לבדוק את ההחזר על ההשקעה. בשונה מעולמות תוכן אחרים בתחום מערכות המידע, פרויקטים של חיסכון בעלויות הדפסה ניתנים לכימות בצורה נוחה יחסית למספרים ולחסכונות למנהלים. הכל עניין של מדידת המצב ההתחלתי.
איך לגשת לפרויקט?
מנהל הפרויקט צריך לשאול את עצמו מה ניתן לבצע במסגרת התרבות הארגונית? ואיך הארגון יכול לחסוך לבד? אם לא ניתן מענה לכל הבעיות הכואבות כדאי לשקול רכישה של פיתרון תוכניתי חיצוני.
[1] כמובן שארגון מסורתי יותר מהתחום הפיננסי ידפיס יותר דפים פר עובד מאשר ארגון עתיר טכנולוגיה שרוב הפעולות בו נעשות ברשת, כולל התיעוד והארכוב
[2] טונרים, נייר
[3] בחלק מהמקומות מדובר בממלכה שנמצאת עדיין במשק ובלוגיסטיקה ולא ביחידת מערכות המידע
[4] מכשיר קטן מדי מתבלה מהר יותר והתחזוקה עליו הופכת יקרה
[5] חומר שקשור לעבודה או שירונים למסיבת הכיתה של הילדה?
בעולם של היום הוצאות על נייר והדפסה תופסות חלק גבוה (גבוה מדי) מכלל תקציבי הארגונים הגדולים במשק.
ארגונים עתירי הדפסה, כמו למשל ארגונים פיננסיים מוציאים עשרות מיליוני שקלים בשנה על הדפסה ועל ציוד מתכלה התומך במערך זה.
חלק גדול מההוצאות יכול להיחסך במידה ומבוצעים מספר צעדים לא מסובכים שיפורטו בהמשך. טיפול בנושא ההדפסה הפך במהלך השנתיים האחרונות בישראל לנושא מאוד נפוץ בגלל היכולת הקלה יחסית להראות למנהלים ולארגון חיסכון אמיתי בנקודה כאובה ובגלל הזיקה החזקה לצו השעה לשמור על הסביבה.
יחס מדפסות-עובדים
אחד מכללי האצבע שהגענו אליהם כדי לבדוק מה מצבו האבולוציוני של מערך ההדפה בכל ארגון הוא בחינת יחס המדפסות מול מספר העובדים. אומנם, אין מדובר במדע מדויק, אבל בחינת יחס זה נותנת מושג מסויים על מצב הארגון שלי ביחס למקובל בשוק. אז מהו "יחס המדפסות"? ארגון בתחילת דרכו האבולוציונית יכול לעמוד במקרים קיצוניים על יחס של 1-1, כלומר מדפסת לכל עובד[1]. בארגונים טכנולוגיים שאין בהם רגולציה המחייבת הדפסה של נייר כחלק מהאינטראקציה עם הלקוחות ורוב הפעולות מתרחשות ברשת, ניתן להגיע ליחסים של מדפסת אחת עבור 20, 50 ואפילו 80 עובדים. באופן כללי ניתן לחלק את כלל הארגונים הגדולים בישראל באופן הבא: ארגון עתיר הדפסה –היחס עומד על 1-1 עד 1-5 (בדר"כ משרדים ממשלתיים, פיננסיים, משרדי עריכת דין וכדומה), ארגון שהחל תהליך של קונסולידציה או שאין בו תרבות של הדפסה –היחס יעמוד בו על הטווח של 1-5 עד 1-15. ארגונים מתקדמים בתהליך הקונסולידציה שלהם מגיעים ליחסים של 1-15 עד 1-30 ואילו ארגונים מובילים בתחום (בחלק גדול מהמקרים מדובר בחברות עתירות טכנולוגיה) –היחס יעמוד על 1-30 וצפונה.
אז מה עושים?
איסוף נתונים ומיפוי
הצעד הראשון שכל ארגון חייב לעשות כדי לטפל בנושא ההדפסה הארגונית הוא איסוף נתונים: כמה מדפסות/ פקסים/מכונות צילום יש לי בארגון? כמה אני מוציא בשנה על הדפסה? מה אני מדפיס? איך נעשה רכש המתכלים[2]? מי רוכש ומנהל את המכשירים[3]?. האם מדובר ברכש עצמאי של כל סניף וסניף בארגון? האם הרכש הוא מרכזי (צעד שכשלעצמו יכול להביא לירידה משמעותית בהוצאות על הדפסה ארגונית)?.
שאלות אלו ואחרות חייבות להישאל על ידי מובילי הפרוייקט כצעד מקדים לפני כניסה לפרוייקט כדי להגיע למצב של תיאום ציפיות.
לאחר סיום איסוף הנתונים רצוי לבצע מיפוי כשלים: איפה נמצאות המדפסות שעובדות קשה? איפה נמצאים מכשירים שלא משתמשים בהם כמעט? האם המכשירים שעובדים קשה מתאימים מבחינת היכולות שלהם לנפח הפעילות[4]?.מה מדפיסים[5]? איפה כדאי למקם מרכזי תמך להדפסה? איפה כן כדאי להשאיר מכשירים אישיים או לרכז מאמץ? (בד"כ באגפים מסויימים כמו אגף כספים ומשאבי אנוש נוטים להדפיס יותר –יש להתייחס לכך במיפוי).
נושא הובלת הפרוייקט חשוב לא פחות. פרוייקט כזה צריך לערב גורמים מתוך כלל הגופים הרלוונטים בארגון (IT, לוגיסטיקה, רכש, או"ש וועד העובדים) וקבלת החלטות מהותיות עדיף שתעשה תוך עדכון העובדים כדי לצמצם התנגדות ארגונית. אחד הלקחים החשובים של ארגונים שביצעו כבר פרויקטים דומים בישראל הוא שעובדים מעורבים הם עובדים מרוצים יותר ויתרמו לפרוייקט במקום לנסות להכשילו.
דרכי פעולה אפשריות
כדי לטפל בצורה אפקטיבית בנושא ההדפסה הארגונית מקובל לבצע מספר מהלכים משמעותיים שנגזרים בצורה ישירה מתהליך המיפוי. חלקם מפורטים להלן:
הצרכת מכשירים
בארגונים רבים קיים חוסר הלימה בין צרכי המשתמשים ונפחי ההדפסה המקומיים לבין הספקי המדפסת המקומית באותה סביבת עבודה. משמעות הדבר בטווח הארוך היא בלאי מהיר של המדפסת ועליה בעלויות התחזוקה בשל כך. באחד הארגונים במשק, לדוגמא, התגלה לאחר ניתוח משק ההדפסה הארגוני כי 4 מדפסות אחראיות ל 80% מנפח ההדפסה הארגונית. עוד עלה כי מדובר במכשירים שאינם מתאימים לנפח גדול במיוחד של עבודה והחלפתם במכשירים אחרים בארגון הביאה לחיסכון בעלויות התחזוקה השנתיות. לעתים מהלך פשוט יחסית יכול לעשות את ההבדל בין מערך הדפסה יעיל למערך הדפסה בזבזני.
הוצאת מכשירים אישיים
ללא ספק, אחד החלקים החשובים בכל פרויקט קונסולידציה במערך ההדפסה הוא צמצום מספר המכשירים האישיים בארגון. מדפסות אישיות מביאות להדפסה מיותרת של ניירת והן מייקרות מאוד את התחזוקה. על פי רוב מדובר במכשירים שמנותקים מהרשת הארגונית ואין אפשרות לנטר במדויק את נפח ההדפסה בהן ללא תוכנות מיוחדות. הוצאת מדפסות אישיות, מצד שני, היא תהליך קשה מאוד מבחינה פוליטית ובדר"כ מלווה בהתנגדויות מצד העובדים. אחת השיטות להקל את הוצאת המכשירים האישיים היא לאפשר לעובדים לקחת את המדפסות אליהם הביתה. מוזר ככל שזה נשמע, החיסכון כתוצאה מירידה בתחזוקה ורכישת מתכלים עבור המדפסות האישיות "שווה" לארגון על פני זמן יותר מעלות המכשירים.
המשך תהליך הקונסולידציה מלווה בד"כ באחד או בשני השלבים הבאים:
מעבר למרכזי הדפסה (מרכזי תמך)
מעבר למכשירים משולבים (MFP)
מבין שני אלה מעבר למרכזי הדפסה הוא הצעד המשמעותי יותר. עיקר החיסכון בעת הדפסה מושג בדר"כ במעבר למרכזי הדפסה בארגון שמטרתם עמידה בצרכים השוטפים והמיוחדים של כלל ציבור המשתמשים. במרכזים אלה מוצבים מכשירים גדולים מספיק שיוכלו לשרת מספר משתמים במקביל ולאפשר שירותים נוספים של סריקה, צילום ושליחת פקסים ע"פ הצורך. ניהול ותחזוקת מרכזי ההדפסה זול יחסית לניהול צי מדפסות מבוזרות.
באשר לבחירה במכשירים משולבים או נפרדים: עיקר השוני בין שתי האופציות הוא תחזוקה זולה יותר של מכשירים משולבים ומניעת כפילות של אמצעי הדפסה במרכזי ההדפסה. בחלק מהארגונים מעדיפים להשאיר את ההפרדה בין מכונות צילום לבין מדפסות משיקולי רכש או חלוקת האחריות על כל פריט. מגמה זו הולכת ונעלמת וניתן לראות כי במצב בריא הטיפול בשני העולמות נעשה במרוכז ונחסך הצורך ברכישת מכשירים נפרדים עבור צילום, פקסים והדפסה.
שליטה ובקרה
צעד משלים לקונסולידציה של מכשירי ההדפסה וריכוזם במרכזי תמך הוא חיבור כלל המדפסות לרשת ושימוש בכלי ניהול מרכזי להפעלת מערך ההדפסה. כלים מעין כאלה מאפשרים קבלת דוחות בזמן אמת על תקלות במדפסות, מחסור בטונר, התראה על מועדי תחזוקה במדפסת זו או אחרת, קבלת דיווחים על הרגלי ההדפסה בכל מדפסת וכן הלאה. הגדלת מוטת השליטה באופי ההדפסה הארגוני ביחד עם צמצום זמן התגובה בטרם תחזוקה משפרים מאוד את יעילות התפעול של מערך ההדפסה ומשפרים מאוד את רמת השירות למשתמשים. ארגונים שעושים שימוש בכלי ניהול מרכזיים למערך ההדפסה מדווחים על עליה ביעילות ניהול ההדפסה הארגונית ועל חיסכון רב של כסף בשל כך.
כלים משלימים להורדת עלויות ההדפסה
פתרונות משלימים להורדת עלויות ההדפסה בארגון יכולים להיות מיושמים בצורה עצמאית ע"י הארגון ע"י הגדרת ברירות המחדל במדפסות להדפיס באיכות נמוכה, הגדרת הדפסה דו-צדדית, במידה ויש מדפסת צבעונית –הגדרת הדפסה בשחור-לבן כברירת מחדל ארגונית וכן הלאה. בשוק קיימים מספר כלי תוכנה וחומרה שנועדו לסייע בהורדת עלויות ההדפסה בצורה מרוכזת. חלק מהכלים מציעים אלגוריתם חכם, אשר מזהה את אופי ההדפסה הארגוני ומשנה את איכות ההדפסה על פי אופי התוכן המודפס. כך, לדוגמא, הדפסת אי-מייל תהיה באיכות הנמוכה ביותר ולעומתה, הדפסת נייר רשמי עם לוגו הארגון תהיה באיכות גבוהה. העין האנושית בדרך כלל לא תשים לב להבדל באיכות, אך החיסכון המצטבר יכול להגיע במקרים מסויימים ל 50% בהוצאה על טונרים ודיו.
פתרונות אחרים מציעים הדפסה ע"י העברת כרטיס עובד או הקשת קוד אישי בעת שהמשתמש נמצא פיזית ליד מכשיר ההדפסה. היתרון בגישה זו הוא שהיא נותנת מענה מצויין לשתי בעיות במקביל: חיסכון בנייר – גם אם המשתמש שלח פעמיים בטעות מצגת של 40 עמודים להדפסה, בבואו למדפסת יוכל לבחור רק את הגרסה המתאימה וכך לחסוך הדפסה מיותרת. אבטחת מידע –אם נזדמן למדפסת הקומתית שלנו בארגון נראה לא פעם ערימה גדולה של דפים מיותמים שמחכים למי שהדפיס אותם. העברת כרטיס עובד לפני ההדפסה מביאה לכך שכל מסמך מודפס מגיע ישירות למי שהדפיס אותו ללא חשש לאובדן מסמכים רגישים או הדפסות של גרסאות מיותרות. כמה חוסכים? אחד הגורמים בשוק מספר שלפני הטמעת הפיתרון רכב של "אמניר" היה מגיע פעמיים בשבוע לגרוס נייר ולאחר ההטמעה הם מגיעים אחת לשבועיים...
ניהול פלטים
בכל ארגון קיים צורך עסקי כזה או אחר בהפקת חשבוניות לספקים, הוצאת טפסים ללקוחות, שליחת דוחות לעובדים וכן הלאה. עד לפני מספר שנים היה מקובל לשלוח בקשה לבית דפוס חיצוני עם כל הטפסים המבוקשים ולקבלם בערימות אינסופיות למשמרת במחסני החברה. מה קורה אם לוגו הארגון משתנה? מה קורה במצב בו הארגון מעוניין להוסיף בתחתית כל טופס רשמי הודעה קצרה ללקוח כמו "שנה טובה" או כל הודעה זמנית אחרת? שימוש בפתרונות ליצירת טפסים אלקטרוניים מעלה את גמישות ניהול מערך הפלטים בארגון ומעביר את השליטה למשתמשים. מעבר זה חוסך הוצאות עצומות על מלאים מיותרים של טפסים מוכנים לשימוש ועל תשלומים מיותרים לבית הדפוס. כיום קיימות שיטות נוספות שמאפשרות שילוב של תכנים שיווקיים או פרסונאליים בתוך כל מסמך שמועבר מחוץ לארגון וכן הפצתם בצורות שאינן צורכות נייר, כמו למשל הפצת חשבוניות לדוא"ל במקום לתא הדואר המסורתי.
שרתי פקסים
שימוש בשרת פקסים מקטין גם הוא את ההוצאות המיותרות על הדפסה. כשאני מקבל פקס, הוא מגיע ישירות לשרת. אני יכול לקרוא אותו, לשלוח אותו הלאה במייל, לאחסן אותו בארכיב האלקטרוני ללא צורך להדפיסו. בישראל הולכים ומתרבים הארגונים שויתרו על מכונות הפקס המסורתיות ועובדים אך ורק עם שרתי פקסים ממוחשבים. בארגונים אלה ירד, למעשה, מספר הדפסות הפקסים לכמעט אפס מכיוון שמגוון אפשרויות הטיפול בפקסים ללא צורך להדפיסם נותן מענה מלא לכלל הצרכים הארגוניים.
סיכום
הפיתרון או הפתרונות הנבחרים צריכים לתת מענה מספק לבעיות ההדפסה הארגוניות לצד תו מחיר מתקבל על הדעת ויכולת מוחשית לבדוק את ההחזר על ההשקעה. בשונה מעולמות תוכן אחרים בתחום מערכות המידע, פרויקטים של חיסכון בעלויות הדפסה ניתנים לכימות בצורה נוחה יחסית למספרים ולחסכונות למנהלים. הכל עניין של מדידת המצב ההתחלתי.
איך לגשת לפרויקט?
מנהל הפרויקט צריך לשאול את עצמו מה ניתן לבצע במסגרת התרבות הארגונית? ואיך הארגון יכול לחסוך לבד? אם לא ניתן מענה לכל הבעיות הכואבות כדאי לשקול רכישה של פיתרון תוכניתי חיצוני.
[1] כמובן שארגון מסורתי יותר מהתחום הפיננסי ידפיס יותר דפים פר עובד מאשר ארגון עתיר טכנולוגיה שרוב הפעולות בו נעשות ברשת, כולל התיעוד והארכוב
[2] טונרים, נייר
[3] בחלק מהמקומות מדובר בממלכה שנמצאת עדיין במשק ובלוגיסטיקה ולא ביחידת מערכות המידע
[4] מכשיר קטן מדי מתבלה מהר יותר והתחזוקה עליו הופכת יקרה
[5] חומר שקשור לעבודה או שירונים למסיבת הכיתה של הילדה?
יום ראשון, 1 בפברואר 2009
"זהירות! האתר הזה יכול לפגוע במחשב שלך"
אלה מאיתנו שביצעו חיפוש בגוגל ביום שבת האחרון בין השעות 16:30-17:25 ניתקלו בהודעה "This site may harm your computer" עבור כל אתר שאליו ניסו לגלוש. מקור ההודעה הוא, כנראה, בטעות אנוש של אחד מעובדי גוגל.
בד"כ מוציאה גוגל אזהרות לגבי אתרים מסויימים במידה ויש חשש כי אתרים אלה מפיצים תוכן מזיק או שמדובר במקור לנוזקות, רוגלות ושאר מרעין בישין. איך מסווג אתר לרשימה המפוקפקת הזו? גוגל משתפת פעולה בנושא זה עם גוף שנקרא Stop Bad Ware בכתובת: http://stopbadware.org/, אשר מאגד מספר גופים אקדמאים ומסחריים שמעדכנים את האתר ברשימת האתרים המזיקים ברשת. את המידע הזה גוגל שותלת במנוע החיפוש שלה על מנת להזהיר גולשים מפני נפילה במלכודת. כדאי לציין שארגון זה נותן כלים בידי web masters שיעזרו להם לצאת מהרשימה אם האתר שלהם הגיעה אליה בטעות.
מה קרה ביום שבת?
הרשימה של האתרים המסוכנים מוזנת מדי יום לתיקייה מיוחדת במאגר המידע של גוגל. ביום שבת הוזן ה URL "/" באופן פתוח לתיקייה, כלומר כל הכתובות הקיימות ברשת...
אין ספק שיהיה מי שישלם על הטעות הזו, אולם מה זה אומר עלינו ועל התלות שלנו במנוע החיפוש הפופולרי בעולם? כל מי שמחפש בגוגל יכול באותה מידה לחפש בכל אחד מעשרות מנועי חיפוש אחרים ברשת. הבעיה היא שכבר התרגלנו לחפש במקום אחד ושכחנו שלא מדובר כאן בהפסקת חשמל, ניתן בקלות להמשיך את שיגרת החיים גם מחוץ לאינפוזיה האינטרנטית של כולנו...
נקודה שניה למחשבה היא מה ניתן להסיק מכך באופן כללי על שירותים שניתנים ברשת ע"י ספק מהימן (כך חשבנו) מהצד השני? כיום בעידן השירות, עם ביטוים כמו SAAS ומיחשוב ענן, מסתנן ספק נוסף בקרב הספקנים ממילא לגבי מעבר של אפליקציות ארגוניות לתצורה של שירות על פי שימוש. גוגל היא אחד מאותם גופים שמציעים פתרונות מיחשוב כשירות... זה נכון שתקלות קורות (והרבה) גם אם השליטה נמצאת בתוך הארגון, אבל איך ניתן לקחת בחשבון טעות אומללה שמתרחשת אצל אחד מעמודי התווך של עידן האינטרנט והאם זה ישפיע על הכניסה של עוד ארגונים למודל מיחשוב ענן?
בד"כ מוציאה גוגל אזהרות לגבי אתרים מסויימים במידה ויש חשש כי אתרים אלה מפיצים תוכן מזיק או שמדובר במקור לנוזקות, רוגלות ושאר מרעין בישין. איך מסווג אתר לרשימה המפוקפקת הזו? גוגל משתפת פעולה בנושא זה עם גוף שנקרא Stop Bad Ware בכתובת: http://stopbadware.org/, אשר מאגד מספר גופים אקדמאים ומסחריים שמעדכנים את האתר ברשימת האתרים המזיקים ברשת. את המידע הזה גוגל שותלת במנוע החיפוש שלה על מנת להזהיר גולשים מפני נפילה במלכודת. כדאי לציין שארגון זה נותן כלים בידי web masters שיעזרו להם לצאת מהרשימה אם האתר שלהם הגיעה אליה בטעות.
מה קרה ביום שבת?
הרשימה של האתרים המסוכנים מוזנת מדי יום לתיקייה מיוחדת במאגר המידע של גוגל. ביום שבת הוזן ה URL "/" באופן פתוח לתיקייה, כלומר כל הכתובות הקיימות ברשת...
אין ספק שיהיה מי שישלם על הטעות הזו, אולם מה זה אומר עלינו ועל התלות שלנו במנוע החיפוש הפופולרי בעולם? כל מי שמחפש בגוגל יכול באותה מידה לחפש בכל אחד מעשרות מנועי חיפוש אחרים ברשת. הבעיה היא שכבר התרגלנו לחפש במקום אחד ושכחנו שלא מדובר כאן בהפסקת חשמל, ניתן בקלות להמשיך את שיגרת החיים גם מחוץ לאינפוזיה האינטרנטית של כולנו...
נקודה שניה למחשבה היא מה ניתן להסיק מכך באופן כללי על שירותים שניתנים ברשת ע"י ספק מהימן (כך חשבנו) מהצד השני? כיום בעידן השירות, עם ביטוים כמו SAAS ומיחשוב ענן, מסתנן ספק נוסף בקרב הספקנים ממילא לגבי מעבר של אפליקציות ארגוניות לתצורה של שירות על פי שימוש. גוגל היא אחד מאותם גופים שמציעים פתרונות מיחשוב כשירות... זה נכון שתקלות קורות (והרבה) גם אם השליטה נמצאת בתוך הארגון, אבל איך ניתן לקחת בחשבון טעות אומללה שמתרחשת אצל אחד מעמודי התווך של עידן האינטרנט והאם זה ישפיע על הכניסה של עוד ארגונים למודל מיחשוב ענן?
הצטרף כמנוי ל-
רשומות (Atom)
רשומות
