מכיוון שהתחום שנקרא IT ירוק נמצא כבר בסדר העדיפויות של כל ארגון (לא תמיד קוראים לזה כך, אבל השם פחות חשוב) שווה לבדוק עוד כיוון לשיפור יעילות העבודה בארגון דרך פיתרון שנחשב גם ירוק וגם חסכוני. במקרה זה מדובר בדרך מצויינת להכניס פתרון "ירוק" לארגון גם בזמנים קשים, מכיוון שהוא "שולח את החץ" ישר ללב העסקי של הלקוח: ארגונים רבים נמצאים בחיפוש מתמיד אחר דרכים לשיפור הקשר עם הלקוחות, הספקים והעובדים תוך צמצום התשומות והעברת כמה שיותר שירותים למודל של שירות עצמי (או self service).
ב- 10 השנים האחרונות פורטלים ארגוניים היו האמצעי העיקרי למימוש הנושא אך שיעורי האימוץ בפועל נותרו נמוכים יחסית. דוגמא מצויינת לכך היא השימוש המוגבל בפורטל הטפסים הממשלתי שממאן להתרומם. ע"פ חלק מהמחקרים, ביישומי השירות העצמי של חברות הסלולר, למשל, משתמשים כיום 10% מהלקוחות בלבד (וזה עוד סקטור שנחשב למתקדם באופן יחסי בהיבט השירותים ברשת). עיקר הקושי הוא בעידוד אוכלוסיות פחות צעירות לשימוש ביישומים אפליקטיביים, תוך ויתור מצידם על המפגש השבועי מול פקיד הבנק, פקיד השומה או איש שירות הלקוחות בסניף.
ערוץ התקשורת העיקרי מול לקוחות במרבית הארגונים מבוסס כיום על דואר\ דואר-אלקטרוני ושליחת מסמכים מצורפים. גופים הנתונים לרגולציות שונות כמו המגזר הפיננסי מחוייבים על פי חוק "גילוי נאות" ליידע את הלקוח בכתב על כל פעולה בחשבונו. האבסורד הגדול הוא שכיום מבוזבזים עשרות מיליוני שקלים בשנה בכל ארגון פיננסי גדול על התכתבויות ודיווחים ללקוחות. כמה מהדוחות אנחנו הלקוחות באמת קוראים? איך הבנק יכול לדעת שפתחתי את המכתב ולא השלחתי אותו אחר כבוד לסל האשפה -או יותר טוב-לסל המיחזור? ומה עם כל העצים הכרותים והכסף שהמערך הזה עולה לארגונים, עליהם לא חבל? מה אפשר לעשות? ברוכים הבאים לעולם הדיגיטלי! מתברר כי ישנן היום טכנולוגיות, המאפשרות תקשורת דו כיוונית עם הלקוחות, הספקים והעובדים.
אחת האופציות החדשניות והמעניינות, לדעתי, היא באמצעות טפסי PDF מיוחדים. טפסים מכילים רכיב ג'אווה ייעודי, אשר מאפשר פתיחה מאובטחת של כל מסמך ע"י הלקוח עצמו באמצעות הזדהות חזקה מול הגורם ששלח אותו, כמו כן, ניתן להוסיף מידע אישי וחיתוכי מידע רלוונטיים לאותו לקוח, כשכל המידע נאסף מאחורי הקלעים ממערכות הארגון ונבנה לפי דרישה עבור כל לקוח. הלקוח יכול להזין פרטים, למלא שאלון או טופס ולבצע פעולות נוספות על גבי טופס PDF רגיל למראה זה ולאחר מכן "לשלוח" חזרה את הטופס המלא ליעדו. בניגוד לאתרים ופורטלים של בתי עסק, אליהם הלקוח צריך להכנס באמצעות דפדפן ולבצע את הפעולות בתוך הממשק הוובי, טפסי PDF אלה מאפשרים מילוי הפרטים בתוך ה PDF עצמו, אשר מהווה מעין פלטפורמה קטנה שמאפשרת מילוי הפרטים גם ללא חיבור לרשת. המידע עצמו מגיע חזרה ליעדו הסופי באופן מיידי, אמין, חסכוני ומאובטח, כשהקשר האינטרנטי אפשרי. לסיכום: כל ארגון שיש לו קשר עם ספקים, לקוחות, שותפים וזקוק לערוץ תקשורת נוסף עימם יכול להרוויח הרבה מאוד משימוש בטכנולוגייה כזו של שירות העצמי דיגיטלי. מדובר בפיתרון ירוק שמביא לחסכון בעלויות העסקת עובדים ע"י אוטומציה של קליטה, ניתוב והפצת מסמכים, מביא להפחתת עלויות השילוח והציוד המתכלה כגון דיו מדפסות, נייר ומעטפות, מקטין את אחוז המקרים בהם הפלטים אינם מגיעים ליעד באמצעות שילוח ממוכן ושמירה לארכיון ויכול לתרום להגדלת שיעור האימוץ של יישומי שירות עצמי
רשומות
